Administration

L'administration de l'application ne peut être réalisée que par un cercle restreint d'utilisateurs.

Les opérations d'administration sont la création et l'édition des utilisateurs de l'application, la gestion des droits, la création et l'édition des étiquettes et des catégories d'étiquettes ainsi que la création et l' édition des Conditions Générales d'Utilisation de l'application.

On accède à l'interface d'administration à partir du panneau de navigation située à gauche de l'application (élément de menu avec l'icône ). Si vous ne voyez pas d'élément * Administration* dans le menu, c'est très probablement que vous n'avez pas les droits suffisants. Il faut alors vous rapprocher des administrateurs.

Etiquettes

Les étiquettes permettent de classer les contacts selon plusieurs axes. Un contact peut être lié à zéro, une ou plusieurs étiquettes.

Les étiquettes servent également de support pour la gestion des droits.

Les étiquettes sont créées et éditées dans un formulaire dédié. Ce dernier s'affiche en cliquant sur le bouton

dans la barre d'application de l'interface d'administration.

Catégories

Chaque catégorie d'étiquettes regroupe plusieurs étiquettes qui définissent ensemble un domaine. Elles correspondent aux axes de classement des contacts. On peut par exemple définir une catégorie d'étiquettes Projets

Afin de faciliter la lecture des fiches Contact et des listes de contact, on peut régler les paramètres d'affichage de chacune des catégories d'étiquettes.

Les catégories d'étiquettes sont créées et éditées dans un formulaire dédié. Ce dernier s'affiche en cliquant sur le bouton dans la barre d'application de l'interface d'administration. Ce formulaire permet aussi de régler l'affichage des étiquettes appartenant à une catégorie.

Avertissement

La possibilité de créer autant de catégories d'étiquettes et d'étiquettes que l'on désire offre une grande souplesse pour adapter l'application à son contexte d'exploitation. Pour autant cette fonctionnalité laisse la responsabilité de la bonne organisation des informations gérées par l'application aux administrateurs.

Conditions générales d'utilisation

Le texte des conditions générales d'utilisation (CGU) est affiché lors de la première utilisation de l' application par un utilisateur. Elles doivent être acceptées par l'utilisateur pour que celui-ci puisse continuer à utiliser l'application.

L'interface d'administration laisse la possibilité de corriger le texte des CGU (correction d'une faute d'orthographe, par exemple) ou bien de saisir une nouvelle version des CGU. En cas de création d'une nouvelle version des CGU, tous les utilisateurs de l'application, lors de leur prochaine connexion à l'application, devront signer les nouvelles CGU.

Utilisateurs

La liste des utilisateurs s'affiche lorsque l'on arrive dans la partie Administration de l'application.

Création d'un utilisateur

L'ajout d'un nouvel utilisateur se fait via un formulaire accessible en cliquant sur l'icône

située dans la barre d'application.

Par défaut l'utilisateur nouvellement créé n'a pas de mot de passe et ne peut pas se connecter. Pour définir un mot de passe pour cet utilisateur, il faut l'éditer, puis ouvrir le panneau des Actions spéciales et cliquer sur le bouton Définir.

Dès la création d'un utilisateur, on peut définir une date de fin de validité du compte. Il est également possible d'invalider temporairement un compte.

Suppression d'un utilisateur

Chaque fiche contact est liée à un utilisateur (notion de propriété d'une fiche contact). Il n'est pas possible de laisser une fiche contact sans utilisateur propriétaire.

La suppression d'un utilisateur n'induit pas la suppression des fiches contact lui appartenant. Si l'utilisateur à supprimer possède des fiches contact, l'application le repère et demande à l'administrateur à quel autre utilisateur il faut affecter la propriété des fiches contact avant la suppression de l'utilisateur.

Droits

Pour permettre à chaque utilisateur de l'application de garder confidentielles les données qu'il saisit l'application est régi par un système d'autorisations et de gestion des droits.

Par défaut un utilisateur ne peut voir que les données qu'il a saisies. On dit alors qu'il est propriétaire des fiches contact.

Cependant, les administrateurs de l'application peuvent permettre à un utilisateur de visualiser et éventuellement de modifier des données dont il n'est pas propriétaire. Ceci se fait par l'utilisation des étiquettes : l'administrateur peut lier des étiquettes à un utilisateur et dès lors, ce dernier pourra visualiser toutes les fiches contacts qui portent ces mêmes étiquettes.

La liaison d'un utilisateur à des étiquettes se fait dans le formulaire d'édition d'un utilisateur.

Rôles

Le rôle d'un utilisateur définit quelles actions il peut réaliser au sein de l'application.

Lorsque qu'un nouvel utilisateur est créé, il se voit affecter un rôle. Les rôles possibles sont :

Rôle	Autorisations
RO (read only)	Lecture des fiches contact
RW (read write)	Les autorisation de RO + création / édition de fiches contact
Admin	Les autorisation de RW + création / édition d'utilisateurs + gestion des étiquettes et des catégories d'étiquettes

Il existe un rôle supplémentaire de super administrateur. L'utilisateur ayant ce rôle ne peut pas être effacé de l'application ce qui permet de pouvoir conserver la possibilité d'accéder à l'application en toute circonstance.

Enfin, une autorisation spéciale de modification des informations de suivi d'un contact peut être donnée à un utilisateur dont le rôle est RO.

Ce choix du rôle revient à l'administrateur de l'application. Le rôle d'un utilisateur peut être modifié par la suite via le formulaire d'édition d'un utilisateur.