Gérer les contacts
Affichage de la liste des contacts
L'affichage de la liste des contacts se fait sous forme de tableau ou sous la forme d'une liste de cartes de visites. Les informations affichées sous une forme ou sous une autre sont sensiblement les mêmes. Cependant, l'affichage sous la forme d'un tableau offre la possibilité de sélectionner plusieurs contacts pour réaliser des modifications sur les fiches contact "en bloc".
Sous sa forme tableau, la liste des contacts peut également être triée. Il faut pour cela cliquer sur les flèches présentes au niveau des entêtes de colonnes du tableau. Plusieurs critères de tri peuvent être combinés.
Avertissement
L'affichage des contacts est paginé. C'est à dire que l'on affiche les contacts page par page. L'utilisateur peut modifier le nombre de contacts par page (en bas à droite de l'écran) et sélectionner la page à afficher (en bas à gauche de l'écran). Il est aussi possible d'afficher tous les contacts sur une page unique.
Rechercher un contact
La recherche d'un contact se fait à l'aide de la barre de recherche située en haut du panneau principal lorsque l'on affiche la liste des contacts. La recherche peut porter sur le nom du contact, son code postal ou sa commune ou enfin sur les étiquettes.
Afin de simplifier la recherche, l'application assiste l'utilisateur en affichant des listes de complétion. Si l'utilisateur définit plusieurs critères de recherche, ces derniers sont combinés entre eux avec l'opérateur logique ET.
Afficher et éditer un contact
Pour afficher un contact, il suffit de cliquer sur une ligne du tableau ou sur une carte de visite selon le type d'affichage que l'on a choisi. La fiche contact apparaît à l'écran et permet de consulter l'ensemble des informations qui ont été enregistrées en lien avec le contact.
L'application affiche l'ensemble des parcelles exploitées par un contact dans une carte avec un fond orthophotographique IGNF. Sous la carte est dressée la liste des parcelles sous forme de tableau. Si l'on clique sur une ligne du tableau, la carte zoom sur la parcelle sélectionnée (un repère visuel en forme d'oeil s'affiche au niveau de la ligne qui a été cliqué). Si l'on reclique sur la même ligne, l'affichage de la carte revient à son emprise initiale.
Il est possible à partir d'une fiche contact d'afficher la fiche d'un contact lié en cliquant sur le nom du contact lié.
Les enregistrements des opérations de suivi sont placées dans le panneau Suivi du contact. Pour les afficher, il faut déplier le panneau en cliquant dessus.
Pour éditer une fiche contact, il faut cliquer sur l'icône en haut à droite de la fiche.
Ajout d'un nouveau contact
Pour ajouter un nouveau contact, il faut cliquer sur dans la barre d'application.
La saisie d'un contact commence par le remplissage des informations principales sur le contact (nom, prénom, année de naissance, etc.), puis par la saisie d'informations complémentaires (adresse(s), numéro(s) de téléphone, fonctions exercées, coordonnées de parcelles agricoles, étiquettes, etc.)
Un mécanisme de repérage des fiches contact en doublon a été introduit dans l'application. Lorsqu'un doublon est suspecté, un message d'avertissement est affiché. Il est possible de passer outre le message.
Avertissement
Ne pas oublier d'enregistrer le formulaire avant de revenir à la liste des contacts. Pour cela il faut cliquer sur
Saisie des données générales sur le contact
Ces données sont le nom, le prénom, l'année de naissance, le numéro PACAGE et la version de la base RPG qui a servi à relever le n° PACAGE. Elles peuvent être saisies dans les champs de formulaire prévus à cet effet. La saisie du nom ou du prénom est obligatoire. Les autres informations sont facultatives.
Classer la fiche avec des étiquettes
Les étiquettes permettent de classer les contacts selon plusieurs axes. Une fiche contact peut être liée à zéro, une ou plusieurs étiquettes. Un ensemble d'étiquettes constitue une catégorie. L'utilisateur peut cliquer sur le bouton avec l'icône correspondant à une catégorie donnée. Un sous-formulaire permettant se sélectionner les étiquettes à rattacher à la fiche apparaît alors.
Les étiquettes servent également de support pour la gestion des droits. Les étiquettes et les droits sont gérés par les administrateurs de l'application.
Saisie d'une adresse postale
La saisie d'une adresse postale dans une fiche contact n'est pas obligatoire. Une fiche contact peut contenir une ou plusieurs adresses.
La saisie d'une adresse se fait dans un sous formulaire qui s'affiche lorsque l'utilisateur a cliqué sur le bouton ADRESSE avec l'icône .
La saisie de l'adresse est assistée par un service web qui propose dans une liste de complétion des adresses enregistrées dans la base de données nationale des adresses postales disponible sur api.gouv.fr.
Astuce
Si l'adresse fournie par le contact ne correspond pas exactement à l'une de celles qui sont proposées par le service web, il est possible de saisir une adresse qui n'est pas suggérée par la liste de complétion des adresses ou d'ajouter des éléments dans le champ Complément d'adresse.
Astuce
Lorsque plusieurs adresses sont enregistrées pour un même contact, il est possible de spécifier une des adresses comme l'adresse principale.
Saisie d'un numéro de téléphone
La saisie d'un numéro de téléphone dans une fiche contact n'est pas obligatoire. Une fiche contact peut contenir un ou plusieurs numéros de téléphone.
La saisie d'un numéro se fait dans un sous formulaire qui s'affiche lorsque l'utilisateur a cliqué sur le bouton TEL. avec l'icône .
Les informations à saisir sont le type de numéro et le numéro de téléphone.
Astuce
Le numéro de téléphone sera enregistré dans la base de données sous la forme +33 6 01 23 45 67, mais il est possible de saisir le numéro le numéro sous la forme 06 01 23 45 67 ou encore 0601234567. La mise au format est réalisé lorsque le sous formulaire est validé.
Astuce
Lorsque plusieurs numéros de téléphone sont enregistrés pour un même contact, il est possible de spécifier un des numéros comme le numéro principal.
Saisie d'une adresse électronique
La saisie d'une adresse électronique dans une fiche contact n'est pas obligatoire. Une fiche contact peut contenir une ou plusieurs adresses électroniques.
La saisie d'une adresse se fait dans un sous formulaire qui s'affiche lorsque l'utilisateur a cliqué sur le bouton COURRIEL avec l'icône .
Les informations à saisir sont l'adresse électronique et son type.
Astuce
Lorsque plusieurs adresses électroniques sont enregistrées pour un même contact, il est possible de spécifier une des adresses comme l'adresse principale.
Saisie d'une parcelle
La saisie d'une parcelle dans une fiche contact n'est pas obligatoire. Une fiche contact peut contenir une ou plusieurs parcelles.
La saisie d'une parcelle se fait dans un sous-formulaire qui s'affiche lorsque l'utilisateur a cliqué sur le bouton CREER PARCELLE avec l'icône .
Les informations à saisir sont les coordonnées de la parcelle au format EWKT et éventuellement l'identifiant cadastral de la parcelle.
Liaison de la fiche à une parcelle déjà existante
Si on désire enregistrer dans la base de données qu'une parcelle a été transmise d'un exploitant à un autre, il faut alors lier une parcelle existante au lieu de créer une nouvelle parcelle.
La liaison avec une parcelle se fait dans un sous-formulaire qui s'affiche lorsque l'utilisateur a cliqué sur le bouton LIER PARCELLE avec l'icône .
Le sous-formulaire qui s'affiche alors permet de sélectionner une parcelle existante et de saisir une année de début d' exploitation.
Saisie d'une fonction exercée
La saisie d'une fonction dans une fiche contact n'est pas obligatoire. Une fiche contact peut contenir une ou plusieurs fonctions.
La saisie d'une fonction se fait dans un sous-formulaire qui s'affiche lorsque l'utilisateur a cliqué sur le bouton FONCTION avec l'icône .
Les informations à saisir sont la nature de la fonction exercée sous forme de texte libre et éventuellement les années de début et de fin de l'exercice de la fonction.
Saisie d'un lien avec un autre contact
La saisie d'un lien dans une fiche contact n'est pas obligatoire. Une fiche contact peut contenir une ou plusieurs liens avec d'autres contacts.
La saisie d'un lien se fait dans un sous-formulaire qui s'affiche lorsque l'utilisateur a cliqué sur le bouton LIEN avec l'icône .
Les informations à saisir sont le contact à lier (à sélectionner dans une liste) et le type de relation.
Lorsque le lien est enregistré, la liaison entre les deux contacts s'affichera dans les deux fiches contact. Le lien ne sera éditable que dans la fiche contact où le lien a été initialement créé.
Saisie d'un Document (sous la forme d'une pièce jointe)
Il est possible de joindre à une fiche contact un ou plusieurs documents sous forme de fichiers PDF, GIF, **JPEG ** ou PNG. Ces pièces jointes ne doivent pas individuellement dépasser la taille de 2 Mo. Il n'y a théoriquement pas de limites au nombre de pièces jointes que l'on peut soumettre, simplement l'application n'a pas été testée avec un nombre de pièces-jointes supérieur à 16 pour un même contact.
La saisie d'un lien se fait dans un sous-formulaire qui s'affiche lorsque l'utilisateur a cliqué sur le bouton * DOCUMENT* avec l'icône .
On sélectionne le fichier à télécharger dans le formulaire qui s'affiche alors. La description du fichier n'est pas obligatoire.
Si le format du fichier et sa taille sont validés, une vignette s'affiche sur la droite du formulaire. On peut alors valider le formulaire pour revenir à la fiche contact.
Suivi des contacts
Il est possible d'enregistrer au quotidien le suivi réalisé auprès des contacts, par exemple après un entretien téléphonique ou suite à une intervention réalisée chez ce dernier.
On accède au formulaire de suivi des contacts à partir du formulaire d'édition du contact. On doit alors cliquer sur le bouton
Les informations sont enregistrées dès que l'utilisateur clique sur le bouton .
Il est possible d'éditer ou de supprimer les éléments de suivi qui ont été enregistrés.
Ajout d'information pour un lot de contacts
Un ensemble de contacts peut être modifié en une seule opération. Il est alors possible :
- d'ajouter ou de retirer une étiquette à un ensemble de contacts
- d'ajouter un élément de suivi
- de spécifier si les contacts sont encore requêtables (cette opération n'est réalisable que par les administrateurs de l'application)
Astuce
Vous ne pouvez sélectionner des contacts pour les éditer que si vous avez des droits d'édition. Dans ce cas, l'édition ne s'appliquera qu'aux contacts que vous avez le droit de modifier.
La sélection des contacts à éditer se fait à partir de la liste des contacts sous forme tabulaire (icône
dans la barre d'application). Les contacts peuvent être sélectionnés en cliquant surles cases à cocher dans la première colonne du tableau.
Astuce
L'affichage des contacts étant paginé, il faut penser à afficher Tous les contacts afin de pouvoir tous les sélectionner.
Actions spéciales : visibilité d'une fiche, oubli et suppression
Les actions spéciales sont accessibles en mode modification. Elles permettent :
- soit de modifier la visibilité de la fiche dans l'application,
- soit d'oublier un contact,
- soit de le supprimer.
Pour accéder à ces fonctions, il faut cliquer sur le panneau Actions spéciales. Ce dernier se déroule et laisse apparaître les boutons et
Modification de la visibilité d'une fiche
Un administrateur peut choisir de plus faire apparaître une fiche contact aux autres utilisateurs. Une fois que la fiche contact est spécifiée "non requêtable", elle n'apparaît plus dans les résultats dans la liste des contacts des utilisateurs qui ne sont pas administrateurs. Elle ne peut plus être consultée, ni éditée.
Pour rendre une fiche "non requêtable", il faut décocher l'élément
Astuce
Une nouvelle fiche enregistrée dans l'application est requêtable par défaut
Oublier un contact
Oublier un contact consiste à masquer dans la fiche contact les informations permettant d'identifier une personne. La fiche d'un contact "oublié" est toujours présente dans la base et peut être consultée; en revanche, elle n'est plus éditable. Cette fonctionnalité permet en particulier de conserver une trace des travaux réalisés sur une parcelle mêmes si l'exploitant de la parcelle ne souhaite plus que ses données personnelles restent enregistrées dans la base de données.
Attention !
L'opération d'oubli d'un contact est irréversible.
Lors de cette opération, les données de la fiche vont être soit supprimées (car l'existence même de ces données est en soit identifiante), soit masquées :
| Information | Opération réalisée lors de l'oubli |
|---|---|
| Nom et prénom | Application d'un masque |
| Année de naissance | Conservation |
| Numéro PACAGE | Application d'un masque |
| Adresses | Application d'un masque sur toutes les informations sauf le code postal |
| Adresses électroniques | Application d'un masque |
| Numéros de téléphone | Application d'un masque |
| Parcelles | Conservation |
| Liens avec d'autres contacts | Suppression |
| Fonctions exercées | Suppression |
| Eléments de suivi du contact | Conservation |
Avertissement
Puisque les éléments de suvi du contact sont conservées, il faut veiller à ne pas enregistrer d'information qui permettrait d'identifier un contact dans ce type d'information.
Supprimer un contact
La suppression d'une fiche contact efface de la base de données toute trace du contact.
Attention !
L'opération de suppression d'une fiche contact est irréversible.